Schvalovací výzvy

Související rozcestníky | Hlavní rozcestník | Procesní řízení 

Schvalování zápisů není povinné, ale zabezpečuje správnost a pravdivost uváděných dat, která musí být odsouhlasena další osobou/dalšími osobami. Schvalovací proces je definovaný v apl. *6401 – Definice workflow procesů a samotné schvalování dokladů ze všech modulů probíhá v jedné aplikaci - *6498 Schvalovací výzvy. 

Na novou výzvu může být uživatel upozorněn dvěma způsoby:

• notifikace emailem
  • nastavuje se v aplikaci *6401 - Definice workflow procesů
    (záložka Přechody a aktivity > Uprav > vpravo dole zaškrtnout možnost "Notifikace při vzniku")

• upozornění prostřednictvím Plánovače akcí
  • nastavení dle návodu +1951 Automatické odesílání sestav

Popis aplikace *6498

Po spuštění aplikace uživatel vidí v seznamu vlevo (1.) výzvy z jednotlivých oblastí, u kterých je na řadě jako schvalovatel
Pozn.: Jde o defaultní nastavení. Pokud chcete vidět schval. výzvy jiných uživatelů změntě osobu ve filtru. (2.)

V pravé části okna (pod filtry) se nacházejí tři záložky:

• Doklad (3.) - obecné informace o dokladu (označení, částka, klient, kontaktní osoba, ad.) a schvalovacím procesu (jakým schématem je schvalováno, kdo je na řadě, atp.)
• Podpisy a Průběh workflow (4.) - informace o již provedených aktivitách v rámci schvalování. Na záložce Podpis vidíte podpisy ostatních schvalovatelů, kteří splnili výzvu před Vámi. Na záložce Průběh workflow najdete grafické zobrazení WFL procesu (zobrazuje aktuální stav).

Detailní informace o dokladu si můžete zobrazit také prostřednictvím jednotlivých ikon. 
Pozn.: Zaktivnění některých ikon se řídí nastavením zámků workflow procesu daného dokladu (více o zámcích wfl procesu najdete v návodu +3248).

Popis jednotlivých ikon zprava doleva:

• zobrazení zdrojového dokladu
• editace zdrojového dokladu (možnost obohacení)
• zobrazení přílohy schvalovaného dokladu
• zobrazení přílohy schvalovaného dokladu
• zobrazení tiskové sestavy vydané faktury
• otevření webového odkazu v prohlížeči pokud je součástí uloženého dokladu
• zobrazení podrobností klienta
  • obchodní detail klienta
  • zobrazení DOV kontraktů klienta
• otevře emailovou zprávu s předvyplněnou hlavičkou daného dokladu pro kontaktní osobu
• zobrazí detail workflow procesu a aktuální stav schvalování vč. dalších parametrů 
• refresh (obnova) přepočítání výzev podmínek WFL na daném dokladu
• reset schvalování daného dokladu

 Některé z ikon najdete také v pravé části náhledu na doklad, pokud jsou relevantní k danému dokladu.

Postup schvalování

Schvalování proběhne za předpokladu, že je na doklad napojen workflow proces a jste oprávnění ke schválení dokladu (resp. jste na řadě). 

• Spusťte apl. *6498 - Schvalovací výzvy
• Ze seznamu v levé části (1.) vyberte doklad, který chcete schválit
• Stiskněte tlač. Proveď (2.) a vyberte jednu z možností 
  Pozn.: Volby pro jednotlivé výzvy se řídí nastavením definice schval. procesu v apl. *6401

• V okně výběr volby k provedení můžete přidat také komentář.
• Po schválení respektive zamítnutí zápis zmizí ze seznamu.
  Pozn.: Aplikace *6498 eviduje pouze aktivní, tzn. neschválené, doklady.
• Správnost schválení/zamítnutí můžete zkontrolovat
  • v aplikaci *6498 - Schvalovací výzvy na záložce Historie
  • v aplikacích daného modulu (např. *9006 - Podatelna, *1018 - Prohlížení knih, ...)
  • v IQ sestavě 
  • v aplikaci *6499 - Přehled aktivních procesů

Historie schválení

Po provedení schvalovací výzvy můžete zkontrolovat správnost schválení přímo v aplikaci *6498 - Schvalovací výzvy. Stačí překliknout na záložku Historie. Zde filtruje dle období, za které chcete provedené výzvy zobrazit (defaultně je zobrazen aktuální den). Pozn.: Tlačítko proveď není v tomto filtru aktivní. Sledujete již schválené doklady.  

Nastavení uživatele/schvalovatele

Aby schvalování probíhalo správně je třeba osobu schvalovatele, resp. kontaktní osobu, napojit na přihlášeného uživatele. Návod na provázání příhlášeného uživatele s osobou najdete v návodu +3382. Takto je potřebné napojit všechny osoby zapojené
do workflow procesu.