Pořízení zápisu v Podatelně

Související rozcestníky | Hlavní rozcestník | Podatelna |

Návod popisuje zápis přijaté faktury.

Postup: 

• Spusťte aplikaci *9006 – Podatelna
• Stiskněte tlačítko Přidej/Kopíruj (1.) a vyberte jednu z připravených šablon
• Otevře se okno Přidání zásilky, to je přehledně rozděleno do několika záložek (popsáno níže)
• Vyplňte potřebné údaje 
• Uložte pomocí tlač. OK (nebo pořiďte nový zápis pomocí tlač. Přidej)

• Přílohy  můžete přidat v rámci pořízení na záložce Přílohy nebo po uložení pomocí tlač. Přílohy na hlavním okně (2.).

Popis pořizovacího okna:

1. Záložka „Základní“ - obsahuje obecné informace o dokladu vč. schvalovacího procesu

• Zásilka =  status zásilky přijatá/odeslaná
• Evid. č. = číselná řada, kterou lze nastavit dle návodu (+784)
• Datum zápisu a Datum přijetí (přebírá se od fin. modulu)
• Příslušnost = druh zapisovaného dokladu podle Číselníku příslušností poštovních zásilek (*9009); dle druhu program určuje nabízení dokladů v jednotlivých aplikacích!
• Způsob doručení = osobně, fax, kurýr, mail, pošta

• Zapsal = osoba, která doklad evidovala v systému
• Zodpovídá = osoba, která má bližší informace o zapisovaném dokladu = kontaktní osoba

• Příjemce/Odesílatel = o povinnosti zápisu se rozhoduje na základě statusu zásilky
  (přijatá zásilka → nutno vyplnit odesílatele, odeslaná zásilka → nutno vyplnit příjemce)
• K rukám = osoba oprávněná k převzetí pošty

• Schvalovací proces = hierarchie osob zapojených do schvalování podatelny (schvalovaní není povinné, řídí se nastavením schvalovacích schémat v apl. *6401 – Definice schval. procesů. Více o workflow najdete v rozcestníku +3018).
  
  

2. Záložka „Doklad“ - specifické údaje o dokladu, které se přebírají do finančního modulu

• Doklad protistrany a Variabilní symbol
• Kniha = typ účetní knihy > určující, do které knihy bude zápis předán
• Podobné účetní doklady = systém na dohledání a přebrání již uložených dat (více v návodu +2865)
• Klient = Příjemce/Odesílatel (povinný údaj, přebírá se ze záložky Základní)
• Datum přijetí, zdanitelného plnění, splatnosti
• Způsob platby = bez určení, příkazem, hotově, šekem, kartou, složenkou, dobírkou, směnkou
• Předmět = stručný popis, čeho se zápis týká (ve fin. modulu se přebírá se do pole „Název")
• Částka s a bez DPH (celková částka je povinná)

3. Záložka "Přísliby" 

• Zde můžete zápis v podatelně navázat na příslib či žádanku pořízenou v aplikaci *5450 – Finanční přísliby a žádanky.
• Pomocí tlačítka Přidej můžete přidat vazbu na více příslibů/žádanek.
• Nabízejí se přísliby:
  • dle klienta
  • uložené bez klienta
  • ve stejné měně jako je pořizovaný zápis.
• Podatelna příslib pouze alokuje, lze tedy příslib v některých případech přečerpat. 
• Více o finančních příslibech a žádankách v rozcestníku +2817.

4. Záložka „Pošta“ - prostor pro detailnější a specifičtější popis dokladu

• Sledovací číslo k zásilce - pokud odesíláte poštu přes služby PPL, DPD, České pošty, atd. můžete svoji zásilku trasovat přímo z WinFAS. Stačí zadat do pole "hodnota" sledovací, tzv. pomocné číslo zásilky. Po uložení se budete moct prokliknout na webovou službu trasování daného dopravce přímo z hlavního okna aplikace *9006  - Podatelna a kontrolovat tak stav své zásilky.