Odesílání upomínek z IQ Saldokonto emailem

Související rozcestníky | Hlavní rozcestník | Finanční modul

Návod popisuje odeslání upomínky z IQ - Saldokonto prostřednictvím emailu. Postup jak vytisknout upomínku a odeslat poštou najdete v návodu +587 - Uznání pohledávek, upomínky .

Důležité!
E-mail klienta se dohledává z číselníku Klientů *3000. Pokud se e-mail nedohledá na záložce Spojení, tak se doplní ze spojení na záložce Kontaktní osoby. Kontakt se doplňuje na základě pořadí, ve kterém je na klientovi pořízený tzn.:

Pokud je na záložce Spojení více e-mailů, doplní se první e-mail v pořadí.
Pokud je na záložce Kontaktní osoby více osob, doplní se první e-mail z první osoby v pořadí (pokud je pořadí vyplněno).

1. Generování dat

Spusťte IQ - Saldokonto
Vyberte šablonu, např. Neuhrazené pohledávky, a vyfiltrujte data dle svého uvážení
Na záložce "Strana 2" zaškrtněte možnost "email" u názvu klienta
Přes tlačítko Sestava načtěte tiskovou sestavu

2. Vytvoření upomínky

Zkontrolujte data na tiskové sestavě
Pokud je vše v pořádku, stiskněte tlačítko "fax"
Upomínka je odeslaná na emailovou adresu uvedenou na pobočce klienta v apl. *3000 - Klienti. Adresu vidíte zobrazenou ve sloupci "e-mail pobočky".

Pozn.: Pokud je u klienta uvedeno více adres nabídne se k odeslání vždy první adresa v pořadí.

Pokud je v sestavě více klientů, program zjistí všechny adresy a udělá si jejich seznam

3. Odeslání emailem

Po vytvoření upomínky se nabídne okno Způsob komunikace
Vyberte možnost "Rozeslat maily (Přímo odeslat!)" a potvrďte tlačítkem OK
Pokud nabídku opustíte tlačítkem Storno, zpracování skončí!

Otevře se okno Vlastnosti mailu
Zde vyberte osobu, pro kterou je upomínka určena
Dále můžete změnit předmět emailu, upravit text či přidat přílohu
Upomínku odešlete pomocí tlačítka Odeslat

V následujícím kroku potvrďte odeslání

4. Dokončení

Po vytisknutí/odeslání upomínky se objeví dotaz zda chcete vyřadit zpracované klienty
Doporučujeme dát vždy ANO - možnost NE má smysl jen u klientů, kde současně posíláte upomínku emailem i poštou
Jde o vyřazení pouze z TOHOTO zpracování. Po opuštění IQ sestavy a jejím opětovném otevření se bude klient nabízet i nadále

Po potvrzení dotazu se objeví CRM protokol, kde je uvedeno komu a jak byla sestava poslaná
Sestava je pouze informativní, slouží pouze ke kontrole (nemusíte ji tisknout)

Po uzavření sestavy křžkem se vrátíte zpátky do filtrovaných dat v IQ - Saldokonto

5. Automatické odeslání pomocí Plánovače akcí

Upomínky je možné odesílat automaticky prostřednictvím aplikace *9910 - Plánovač akcí
Pro správné odesílání je potřebné mít nastavenou výchozí šablonu v IQ Saldokonto dle návodu +1951

Postup:

Spusťte apl. *9910 - Plánovač akcí
Přes tlačítko Přidej pořiďte novou akci a doplňte údaje:
- Základní údaje a text emailu jsou libovolné (1.)
- Určete pravidelnost odesílání sestavy (2.)
- Zvolte zdroj sestavy - IQ (3.) a šablonu v daném IQ (4. - název se může lišit)
- Důležité! Do pole "Kód sloupce s e-maily" (5.) uveďte c_envelope_mail_mandatory
- Společně s emailem můžete odesílat i přehlednou PDF sestavu (6.)
- Před uložením pomocí OK zaktivněte sestavu tlač. Aktivní (7.)

Více o nastavení a práci s Plánovačem akcí najdete v návodu +1951 - Automatické odesílání sestav pomocí Plánovače akcí .